En esta lectura, te comparto una propuesta el análisis de partes interesadas y explicar su importancia, vamos a centrar la lectura en cómo priorizar los diversos tipos de partes interesadas que pueden existir en un proyecto, generar la aceptación de las partes interesadas y gestionar sus expectativas.
Análisis de las partes interesadas
las partes interesadas o como comúnmente les llamamos: los stakeholders ,son una parte esencial de cualquier proyecto y la capacidad de un gerente de proyecto para equilibrar los requisitos de las partes interesadas, obtener su aceptación y comprender cuándo y cómo involucrarlos es clave para cumplir con éxito un proyecto.
Es clave mantener a las partes interesadas organizadas para comprender cuándo y cómo involucrarlos en el momento adecuado. En una lectura anterior, comparti el análisis de las partes interesadas, una herramienta útil que los gerentes de proyecto usan para comprender las necesidades de las partes interesadas y ayudar a minimizar los contratiempos durante el ciclo de vida de tu proyecto.
Pero vamos a repasar los pasos clave en el análisis de las partes interesadas:
1. Haz una lista de todas las partes interesadas a las que impacta el proyecto. Al generar esta lista, preguntate: ¿Quién está invertido en el proyecto? ¿Quién se ve afectado por este proyecto? ¿Quién contribuye a este proyecto?
2. Determina el nivel de interés e influencia de cada parte interesada: este paso te ayuda a determinar quiénes son tus partes interesadas clave. Cuanto mayor sea el nivel de interés e influencia, más importante será priorizar sus necesidades a lo largo del proyecto.
3. Evaluarla capacidad de las partes interesadas para participar y luego encontrar formas de involucrarlos, varios tipos de proyectos generarán varios tipos de partes interesadas: algunas serán partes interesadas activas con más opiniones y puntos de contacto y otras serán partes interesadas pasivas, que prefieren solo actualizaciones de alto nivel y no participan en el día a día. Dicho esto, el hecho de que una parte interesada no participe con tanta frecuencia como los demás no significa que no sea importante, hay muchos factores que desempeñarán un papel en la determinación de la capacidad de una parte interesada para participar en un proyecto, como la distancia física del proyecto y su carga de trabajo existente.
Consejo: es posible que desees formar un comité directivo durante algunos proyectos. Un comité directivo es un conjunto de partes interesadas clave que tienen un alto nivel de poder e interés en un proyecto y puede influir en múltiples departamentos dentro de la organización, lo que significa que tienen el potencial de liberar una mayor cantidad de recursos para el gerente del proyecto.
Visualización de tu análisis.
Una matriz de Poder-Influencia muestra el interés de las partes interesadas en el proyecto frente a su influencia sobre el proyecto y esta herramienta de cuatro cuadrantes ayuda a los directores de proyectos a evaluar cómo gestionar a sus partes interesadas, asimismo se utiliza para determinar el nivel adecuado de participación que requiere el equipo del proyecto para ganarse la confianza y la aceptación de las partes interesadas.
Tómate el tiempo al comienzo del proyecto para establecer el enfoque de partes interesadas y haz una lista de las partes interesadas y luego colócalas en los lugares apropiados en la cuadrícula; poder visualizar su ubicación te ayudará a administrar las comunicaciones y las expectativas así como tener una herramienta de referencia rápida para impulsar tus acciones de comunicación y también te permitirá dedicar más tiempo a otras tareas de tu proyecto.
Consejo : si bien estas herramientas ayudan a organizar la información, no necesariamente marcan la diferencia entre la participación exitosa y no exitosa de las partes interesadas, lo que realmente contribuirá a una participación exitosa de las partes interesadas es la capacidad del director del proyecto para conocer las motivaciones e inspiraciones de sus partes interesada, esto requiere tiempo, habilidades interpersonales y conocimientos sobre el funcionamiento político interno de la organización; recuerda, cada proyecto es diferente, y tu proyecto puede necesitar ajustes en el camino a medida que creces como gerente de proyecto. Hacer los cambios necesarios significa que estás haciendo algo bien. ¡Solo asegúrate de vas por el buen camino, involucrando a tus partes interesadas con éxito y cumpliendo con tu proyecto!
Generando la aceptación de las partes interesadas.
Una vez que tengas organizado y evalúes a tus partes interesadas, es hora de comenzar a tomar algunas decisiones sobre qué participación es absolutamente necesaria para el éxito, qué requisitos merecen la mayor atención y qué nivel de comunicación requerirá cada parte interesada.
Obtener la aceptación de las partes interesadas clave es esencial para garantizar que tu proyecto no pierda prioridad ni se vea privado de recursos.
Los consejos que puedo compartirte para obtener la aceptación de las partes interesadas clave son:
• Asigna claramente el trabajo del proyecto a las metas de las partes interesadas.
• Describe cómo el proyecto se alinea con las metas del departamento o equipo del interesado.
• Escucha los comentarios de las partes interesadas y encuentra formas de incorporar sus comentarios en el estatuto del proyecto cuando corresponda.
Gestione las expectativas de tus partes interesadas presentando una visión realista de las capacidades de tu equipo.
¡No prometas demasiado ni cumplas menos!
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