Toda junta tiene un costo en recursos y tiempo, es por ello que te comparto ideas que han sido de utilidad para llevar mis juntas de trabajo y espero te sirvan de referencia:
Primeramente, existen varios tipos de juntas:
· Informativa: donde compartes información general.
· Decisión: Son dinámicas, se rinden estatus, con opiniones de todos los asistentes, y donde se promueve el respeto a otros puntos de vista como regla básica.
· Ejecución: Donde se implementan decisiones y se fomenta la confianza en el proyecto.
· Innovación: Donde al buscar innovar algún proceso, los participantes, toman una actitud de relajación, juega e imaginan ideas nuevas a problemas existentes.
Ideas para llevar tus juntas:
1. Genera un ambiente de confianza, apertura y respeto.
2. Establece reglas de oro, puedes generar un decálogo de juntas (los equipos de alto desempeño tienen reglas para sus juntas)
3. Inicia con 2 reglas y ve agregando hasta que se cumplan las 2 primeras y así sucesivamente.
4. Define el propósito de la junta, el proceso a seguir, y el beneficio de la junta y compártelo al inicio de tu junta asignando no mas de 2 minutos a cada aspecto.
5. Arranca tu junta primeramente con aspectos positivos y reconocimientos.
6. Predetermina tiempos para cada punto en la medida de lo posible.
7. AL convocar a la reunión recuerda considerar la Regla de las dos Pizzas: En la reunión, deben asistir tantos como para comer únicamente dos pizzas, pero recuerda: No traer comida a las reuniones, ya que le da informalidad.
8. Llega primero a tus juntas, sea presencial o virtual.
9. Si tu junta es mayor a 2 horas, agrega un par de minutos de descansoen lapsos, ya que el periodo de atención de un adulto al 100% es en promedio menor o igual a estas 2 horas.
10. Selecciona un moderador, otro que tome notas y genere minutas y otro que tome el tiempo. La minuta NO es una redacción de la junta, procura en su lugar documentar los compromisos reflejados en Puntos de Acción, con fechas.
11. AL finalizar la junta, genera de 5 minutos de retrospectiva preguntado como ha sido la interacción en ella.
12. Si es posible, finaliza tu junta 5 minutos antes para que los asistentes tomen un ligero descanso antes de continuar con la siguiente actividad.
Preguntas clave al inicio de cada junta que te pueden servir para dar claridad al equipo:
a. Que nos trajo aquí?
b. Cual es el propósito?
c. Cuanto tiempo tenemos para resolver?
d. Cuando termine la reunión, como sabremos que el propósito se ha cumplido?
Ten en consideración que el Objetivo es distinto del Tema, el objetivo debe de ser especifico y concreto mientras en que tema es general.
Buena suerte!
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