Todas las empresas establecen relaciones comerciales por medio de contratos que proveedor y contratista respetan a lo largo de esta relación, sin ellos seria prácticamente imposible asignar responsabilidades, definir acuerdos legales, comerciales, de trabajo y de termino.
En ciertas ocasiones se nos informa que se requiere nuestra aportación para diseñar un plan de proyecto, y a pesar de que trabajamos varios de nuestros proyectos en el mundo agile, es cierto que existen algunos aspectos que se nos pueden escapar al estructurar un plan de trabajo bajo estas características. Mi intención es compartirte puntos de trabajo con los que puedas complementar dicho plan.
La intención de un documento de este tipo es almacenar toda la información crucial acerca del proyecto y actualizarlo a lo largo de la vida del mismo por el Administrador del Proyecto y apoyándote con el (los) experto(s) técnico(s) de la solución. Este Plan es presentado a todos los interesados del proyecto.
Cuando desarrolles un Plan de Gestión de Proyecto ágil, considera los siguientes tips:
Aspectos Legales.
1. Seguridad y confidencialidad:
· ¿Cuales son las limitantes para acceder a la información?
· ¿De que manera será facilitado el acuerdo de confidencialidad y quienes lo han firmado?
· ¿Existen restricciones a los espacios de trabajo dedicados exclusivamente al proyecto?
· ¿El equipo tecnológico a usar debe ser asegurado en alguna manera en especifico?
· ¿Esta permitido el trabajo remoto y de que manera?
2. Estatus del Contrato:
· Cual es la forma básica del proyecto (por contrato, por Enunciado del Trabajo, addendums,…)?
· ¿Cuales son los asumibles del contrato considerados por tu empresa?
· ¿Si el proyecto es un trabajo en riesgo, quien aprobó ¨cuando comenzar y hasta cuando¨?
· ¿Enlace digital al documento del proyecto, y quien es el asignado para conservar este archivo de contrato?
3. Modelo de entrega.
· Que modelo de entrega es seleccionado para este proyecto (Tiempo y Materiales, Precio Fijo, Gestión de Tiempo y Materiales, anexos,..)?
· Detalles de como se comparte la responsabilidad cliente-proveedor en términos de la gestión de proyecto, gestión del producto y calidad.
· ¿Consideraciones si existe alguna discrepancia entre el modelo de trabajo típico definido por el proveedor y el modelo aplicado al proyecto en particular?
4. Aspectos de Garantía.
· Cualquier información relacionada con el periodo de garantía – si se aplica.
Información general del Proyecto.
1. Aspectos del negocio
· Justificación de negocio del cliente ( problema a resolver, ideas a explotar, beneficios al cliente)
· Justificaciones negocio al proveedor (en la gran mayoría de los casos es la renovación de la cuenta, o invertir en un área en particular)
· Información relacionada al proyecto (puedes incluir si este proyecto es una extensión, Fase siguiente o nuevo proyecto)
Aspectos técnicos a alto nivel
· Elementos/módulos proporcionados por el proveedor.
· Soluciones de otros proveedores
· Plataformas (OS, plataformas de hardware…)
Dependencias.
· ¿Cuales son los sistemas con los que puede cooperar el proveedor?
· ¿Las dependencias son estables y varían constantemente?
· ¿Las dependencias están bien documentadas?
· ¿Cuales son y quien provee las dependencias y dependencias impactadas?
Alcance
1. Desarrollo del software
· Que tipo de software será entregado: Características, - Features- , Reparación de bugs, Pruebas Unitarias, Refactoring, ..?
· ¿Es Testing parte del Alcance?
2. Desarrollo de las Características – Features-.
· El proveedor participará en el desarrollo del producto/características?
· cuales son las expectativas del cliente?
3. Release Management.
· ¿El proveedor toma parte en los procesos de entrega?
· En caso afirmativo, donde se instalara el software: producción, pruebas, demos, todos ellos?
· Destino de la entrega – si es en los repositorios del cliente, cuales son las credenciales de acceso y ubicaciones lógicas/físicas, etc..?
4. Soporte posproducción.
· ¿El proveedor dará apoyo a producción?
· Cual es el alcance del apoyo y cuales son los detalles de los Acuerdos de Nivel de Servicios – SLA-?
5. Aspectos fuera del Alcance
· Que esta excluido del alcance de las responsabilidades del proveedor?
Requerimientos
· Limitantes tecnológicas y no tecnológicas.
· Requerimientos tecnológicos
· Cuales son las fuentes de los requerimientos funcionales y no funcionales – están completos o serán actualizados en un ciclo de trabajo ( sprints)
Entregables y Aceptación
· Diseños ( HLD, LLD)
· Software
· Documentación técnica
· Notas de Reléase.
Criterios de aceptación.
· Criterios para aplicar antes de la aprobación del cliente
· Cobertura de las Pruebas Unitarias.
· Cumplimiento a los estándares de codificación.
· ¿Quien del lado del cliente aprobara los entregables?
Riesgos mayores.
· Riesgos identificados del lado del cliente y del proveedor.
· ¿Registro de riesgos y ubicación?
Cronograma a alto nivel.
· Lista de entregables/fechas limite conocidos (desde la perspectiva del cliente y del contrato)
· Fases del proyecto.
Interesados del proyecto.
· Lista de personas que pueden impactar al proyecto por ambas partes.
· Roles en el proyecto y posición en las organizaciones.
· Lista de personas que forman parte directa del proyecto.
Organización del proyecto.
1. Estructura organizacional
· Lista de personas que trabajan en el proyecto día con día, así como representantes como Gerentes de Producto, de Proyecto, etc…
· Roles y ubicaciones físicas.
2. Responsabilidades.
· Emplea una matriz RACI de roles y responsabilidades.
3. Arquitectura de soporte.
· Quien es el responsable de problemas de arquitectura en el proyecto así como de apoyo?
4. Soporte al Producto.
· Quien es responsable de problemas y/apoyo con el producto ( alcance del proyecto, features,etc..)?
5. Formas de trabajo
1. Estándares
· ¿Que metodología será usada (agile, blended)?
· ¿Que estándares serán aplicados al proceso de entrega?
· Quien es el responsable por los estándares proporcionados en términos de: desarrollo de software, codificación, reléase management,..
2. Planeación
· ¿Los entregables son proporcionados dentro de los sprints?
· Cual es la estructura del sprint: ¿desarrollo, planeación, pruebas...?
· ¿Cuándo y quien planeara los raleases?
Plan de comunicación.
1. Ruta de escalación.
· Lista de contactos: teléfono, correo electrónico y posición jerárquica y del proyecto.
· ¿Quien debe ser informado en caso de problemas?
2. Juntas de proyecto.
· Estatus del proyecto
· Seguimiento a KPIs
· Seguimiento a temas de índole técnico.
· Seguimiento a Retrospectiva
· Seguimiento a Scrums-of-Scrums ( SoS)
· Seguimiento a planes a largo termino.
· Lista de participantes a cada evento.
3. Técnicas y herramientas
· ¿Que canales de comunicación serán empleados y quien proveerá estos canales de comunicación?
· ¿Existen bridges o cuentas creadas?
4. Reporte de estatus de proyecto.
· ¿Que tipo de reportes deben ser suministrados al cliente?
· ¿Que templates serán usados?
5. Minutas de juntas.
· En que manera las minutas serán proporcionadas (correo electrónico, archivos compartidos, etc.,,?
Métricas.
· ¿Que KPIs serán usadas para darle seguimiento al proyecto?
· Dependiendo de la situación se considerará usar:
- Cobertura de Pruebas Unitarias
- Exactitud de la Estimación (esfuerzo registrado vs estimación original)
- Defectos por reléase.
- Defectos después del desarrollo (bugs después de la fase de desarrollo)
- Cobertura de pruebas.
· Que métricas serán usadas:
- Exactitud de la estimación
- Velocidad del equipo
- Trabajo en progreso
Gestión del Riesgo.
· Donde se ubicaran los registros de riesgo y de issues (- riesgos e issues documentados por parte del cliente)?
· De que manera el cliente le dará seguimiento a estos riesgos e issues?
· Enlaces a los registros de riesgos/issues.
· Enlaces a los registros de riesgos/issues proporcionados por el cliente.
Gestión del cambio.
· Reglas básicas que describan el procedimiento de las Solicitudes de Cambios ( CRs)
· ¿Quien proporcionara el témplate y los estándares de trabajo?
· Tabla de rastreo a las Solicitudes de Cambio (CRs) del proyecto
· Cual es el procedimiento a las Solicitudes de Cambio (CRs) de parte del proveedor?
Reléase Management.
· ¿Cual es la estructura de las notas de reléase y donde están siendo almacenadas?
· Una corta descripción de si Reléase Management esta definido por el cliente y que tan maduro es este proceso
· Templates del método del procedimiento
· Templates del procedimiento de deployment.
· Enlaces a los procedimientos.
Desarrollo del software.
1. Control del proceso.
· ¿Quien esta controlando el proceso del desarrollo del software? (normalmente, es el gerente de proyecto -PMs- sin embargo PMs a veces están presente tanto del lado del cliente como del lado del proveedor, por tanto es importante llegar a una cuerdo sobre quien será el responsable y si será compartida.
· Que herramientas y sus links serán usadas para hacer seguimiento a los issues: Jira, Readmine, etc..
2. El Ciclo de Vida de Desarrollo del Sistema (SDLC)
· Quien esta facilitando el SDLC de parte del cliente.
· que es el estatus actual y de las transiciones?
3. Aprobaciones.
· ¿Quien (Compañía y Rol) tiene los permisos para dar las aprobaciones?
· ¿Quien puede aprobar el Alcance del trabajo en cualquiera de sus expresiones?
· ¿Quien puede aprobar los entregables?
· ¿Donde se pueden encontrar registros históricos de aprobaciones tanto del cliente como del proveedor?
Priorización de Bugs.
· ¿Cuales son las definiciones de severidad y prioridad de los bugs?
· ¿Que tipo de defectos son destacados y mas importantes?
Estandarización de codificación.
· ¿Que tipo de estándar de codificación será aplicado?
· ¿Quien facilitara el estándar?
· ¿Donde esta descrito el estándar?
Revisión de Código.
· ¿Existe un proceso de revisión de código?
· ¿Quien es el encargado de la revisión de código?
· ¿En que etapa del desarrollo del proceso se hace revisión al código?
Gestión de la Configuración.
· Reglas básicas para las Versiones.
· ¿Quien esta encargada de esta área?
· ¿Que herramientas son empleadas?
Integración Continua.
· ¿En que etapa del desarrollo del proceso se lleva a cabo la Integración Continua?
· ¿Que herramientas son empleadas?
Estrategia de Pruebas
· ¿Que herramienta para en manejo de pruebas es empleada?
· Preparación de los Casos de Pruebas.
· Pruebas de Regresión.
· Pruebas Funcionales.
· Pruebas Manuales.
· Pruebas Unitarias (cobertura)
· Automatización de Pruebas (herramientas, planes de cobertura)
· Pruebas de Desempeño (criterios de definición)
Por ultimo, podrías incorporar un misceláneo de controles como, por ejemplo:
· Control de reporte de tiempo
· Proceso para generar y entregar facturas al cliente
· Seguimiento a gastos
· Reglas para incorporar/reemplazar nuevos integrantes al equipo
Buena suerte!!
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